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恒瑞行总裁曹萱:妥善应对不可抗力,积极发挥承办势能,共创中国会议行业健康和谐发展秩序

2018-07-02 13:34:55

6月23-28日,由海南省商务厅和中国会展杂志社联合举办的第九届中国国际会议产业周在海口举行。恒瑞行总裁曹萱受邀出席,并发表了主题为“不可抗力情况下活动承办方如何应对”的主题演讲,为现场嘉宾全面阐述了会议接待中会遭遇哪些不可抗力,承办方又该如何应对并保证会议顺利进行。

不可抗力,通常指合约签订后,发生的双方当事人无法预见、无法避免、无法控制、无法克服的意外事件或自然灾害,如战争、游行、地震、水灾等。回顾25年从业经历,曹萱表示:在会议行业,不可抗力远远不止这些,场地、交通、人员、物料各方牵涉其中,任何一方出现细微变数都会对会议造成影响。因此,在会议行业的不可抗力更微妙、更多面、更复杂。

针对各种不可抗力,曹萱分别以亲身经历的事件为例,向到场嘉宾分享了作为活动承办方如何应对会议活动中的各种不可抗力。

一个是会议承办方要有临场应变的能力。2008年5月,大连的活动遭遇汶川地震。白天大会流程正常,下午3点收到相关通知。3个小时内,调换所有主视觉、更新活动流程、紧急联络新嘉宾,最后成功打造了一场慈善募捐晚宴,为企业的社会责任传播提供更强有力的素材。

作为会议承办方,上有客户,下有供应商,如何运用正能量、正思维,协调各方资源,化非常事件非比寻常是对会议公司一种考验。

另一个案例讲述的是会议选址要有风险意识。当时一场筹备了近3个月的高规格会议在钓鱼台芳菲苑的场地被临时征用,此时距离活动开始不足3天,所有物料、人员准备一切就绪,若要重新选址、更新物料,时间上不允许,客户陷入困境。作为承办方,恒瑞行成功安抚客户,并与两个活动主办方沟通协调,最终调整方案,保证了两个活动圆满举办。而恒瑞行专业、细致和为客户着想的敬业精神也赢得了客户和政府的认可。

发生不可抗力时,惯性会想到自我利益是人的本性。但作为承办方,要擅于用理解打破利益围墙,用共性思维,引导进入谅解和沟通,以专业态度和敬业精神,让意外变精彩创变

另外,境外会议如何应对不可抗力也是每个会议公司要考虑的问题。以16年新西兰地震事件为例,当遭遇国际性突发事件之时,有效地指挥沟通就显得格外重要。一方面要完备应急体系,一方面要协调各方资源,推进事态向好的一面发展。这不仅体现企业能力,更是企业责任和民族荣誉所在。

最后,曹萱特别指出:会议行业是一个脆弱的行业,任何的风吹草动都会受到影响。同时,会议行业还是一个充满挑战的行业,每一个从业者都会面临各种突发状况。一场会议的顺利承办,从前期沟通到正式执行再到最后的收尾总结,需要多方协调、思虑周全,而这正是承办方在会议中行业中价值体现。专业公司和从业人员需要不断提高风险意识和应对能力,用使命与责任共同创造中国会议行业健康和谐发展秩序。

关于第九届中国国际会议产业周

作为会议业内顶级品牌活动,中国国际会议产业周由海南省商务厅和中国会展杂志社联合举办,已成功举办八届,竭力打造高端性、国际化的中外会议业沟通交流的权威平台。

中国国际会议产业周通过邀请会议主办单位、会议城市、会议场馆、会议服务机构的代表人物,深入解读会议市场的新模式、新机遇、新格局、新技术,共同围绕当前中国会议业发展的热点话题、行业痛点,进行现场的思想交锋,开启中国会议行业发展的新篇章。通过融合多方高端智慧,为参会的嘉宾带来独特的解决问题的视角,利用语言的交流与思想的碰撞绘出行业无限未来,助推会议产业的创新共赢,携手打造会议共同体。

本次会议产业周共吸引来自全国会议、展览、节庆等主办机构、会展主管部门千余名代表参会。此外,本次大会还发布了《2017年中国会议行业发展报告》,通过对全国4038个流动会议数据的调查,对全国会议目的地城市进行精准排名。同期发布的还有《中国会议行业发展指数报告》暨《(CCEIS)指数报告》,通过精细的数据信息分析,客观、真实地呈现会议行业的年度发展状况,为行业内的各企业机构服务。